KENDİ İŞLETME DİLİMİZİ YARATMAK

Yabancı danışmanlar şirketimizden hiç eksik olmazdı. Yine bir danışman fabrikamızın konfeksiyon bölümüne katkı (!) koymak için geldi. Nedense işletmeye danışman bulunmazdı. Belki içerisi sıcak, yerler ıslak diyedir Kimbilir? Danışman uzunca bir süre fabrikamızda incelemelerde bulunduktan sonra raporunu patronumuza sunup gitti. İlk aylık değerlendirme toplantımızda patronumuz konuşmasını danışmanın verdiği yazıya getirerek şunları söyledi.

“Danışmanımız Mister James raporunu verdi ve gitti. Kendisiyle katları da dolaştık. Dikiş dikilen katlarda elini kulağına koydu ve dakikalarca dinleyip bana şunları söyledi: Mister X, bizim atölyelerde sadece makine sesi duyulur oysa burada konuşan insan sesi duyuluyor.

Yıllardır fabrikamızda numune bantları sorumlusu olarak çalışan “alaylı” bayan şefimiz ayağa kalktı ve şunları söyledi. X Bey onların dikiş makineleri hem eski model hem de yaşlı. Bizim makinelerin hepsi yeni ve bakımları periyodik olarak yapılıyor. O yüzden sesleri duyulmuyor.

Patronumuz susup ve konuyu başka yöne çevirirken yüzünden “Bu danışmana da verdiğim para boşa gitti galiba” ifadesi okunuyordu.

KALİTENİN GELİŞİMİ VE UYGULAMASI

Kalite, kalite sistemleri, ISO belgeleri gibi kavramlar gündemimize son on yılda girmiş, son yıllarda yoğunlukla tartışılan bir konu olmuştur.
Ülkemizde kalite sistemlerinin uygulaması ve kalite takımlarının kurulmasına dış piyasalarla iş yapan firmalarda başlamış olması bir rastlantı değildir. Birçok firmamız Avrupa kalite ödüllerine aday olmuş ve çeşitli ödüller almışlardır.
Ülkemizde bilhassa Kal-Der’in bu konuda başarılı çalışmaları vardır.
Kalite kavramını geliştiren, bu konuya önderlik eden Japonlar olmuştur. Diğer ülke ve firmalarda doğal olarak Japonları taklit etmişlerdir.
Bir sistemi aynen alıp uygulamak her zaman iyi sonuç vermemektedir. Kalite sistemlerini kendi kültürümüzle birleştirerek kendi firma dilimizi yaratabilir miyiz?
Bu soruya evet diyebiliriz.

KALİTE SİSTEMİ İÇİN ÖN KOŞULLAR

1-) Firmamız bu konuda çalışmaya başlamadan önce üst yönetim ve orta kademenin çoğunluğu var olan sistemi ( ! ) değiştirmeye istekli olmalıdır.
2-) Firma sahipleri kararlı, istekli ve sabırlı olmalıdırlar.
3-) Konuyu uzun vadeli bir iş olarak düşünüp eylem planı hazırlamalıdırlar.
Şimdi yapılacak ön hazırlıkları inceleyelim.

ELEMAN ANALİZİ

Çalışanların öncelikle durum analizi yapılmalıdır.
a) Bölümlere göre öğrenim düzeyleri.
b) Kaç yıldır firmamızda ve hangi bölümlerde çalıştıkları.
c) Daha önceki deneyimleri, süresi bu firmaların bize göre iyi ve kötü yönlerinin analizi.
d) Medeni durumları, evli iseler çocuklarının öğrenim durumları.
e) Hobileri, tutkuları
f) Çalışanların sosyal kökenleri, kaç yıldır bulundukları kentte oturuyorlar, geldikleri yörelerin ekonomik ve sosyal özellikleri.
Yukarıda saydığımız tüm statiksel bilgilerin toplandığı yöneticilerin bu bilgilere istediği zaman ulaşabileceği bir bilgi bankası oluşturmalıdır.

FABRİKA GİRİŞ KAPILARI

Değişim önce firmanın kapısından başlamalı. Bir firmanın kalitesi kapısından bellidir. Bekçi kulübesi, ziyaretçi odaları temiz olmalıdır. Kapıdaki görevliler görevinin bilincinde, konuşmasını bilen insanlar olmalıdır. Unutmayın ilk izlenim çok önemlidir.
İNSAN KAYNAKLARI

Firma etkin bir insan kaynakları departmanı oluşturmalı. Bu departman asla göstermelik olmamalı. Bu bölüm çalışan elamanların nabzını iyi tutmalıdır, kısımlarında başarısız olan çalışanların yerini değiştirebilmeli, başarısızlığın nedenlerini araştırıp; bölüm sorumlularını uyarabilmelidirler.
İnsan kaynakları departmanının yapacağı ilk iş firma genelinde (orta kademe yöneticilerine ayrı)çalışan memnuniyeti anketi yapmalıdır. Bu anketle çalışanların beklenti ve şikâyetleri öğrenilmelidir. Anket bu konuda deneyimli kişiler tarafından değerlendirilip, raporlanmalıdır.
Şikâyet konularından hemen giderilebilecekler ortadan kaldırılmalı, bölüm yöneticileriyle anket sonuçlarını değerlendir.
İnsan kaynakları çalışanları için eğitim programları hazırlamalıdır. Bu programlar mesleki, yönetim ve şirket kültürü üzerine olmalıdır.
-Çalışanların kendi aralarında kutlama yapabileceği doğum günü vs. bir oda tahsis edilmeli ve bu konuyla insan kaynakları ilgilenmelidir.
Firma kişisel gelişim kitapları ve teknik yayınlardan oluşan, bütün çalışanların yararlandığı bir kitaplık oluşturulmalıdır.
HALKLA İLİŞKİLER

Firma bünyesinde bir halkla ilişkiler komitesi oluşturulmalıdır. Firmanın çeşitli bölümlerinden temsilcilerin oluşturacağı bu komiteye faal, çevresine harekete geçirebilen firmada sevilen bir insan başkan olarak atanmalıdır.
Komite kendini kabul ettirdikten sonra kendi başkanını belirleyebilir.
Bu komite; çalışanların arasında kaynaşmayı sağlayacak etkinlikler düzenleyebilmeli; çalışanların kültürel ve girişimlerini göz önünde tutan faaliyetlerde bulunabilmeli.
Firma dışında düzenlenen etkinliklere; konser, sergi, sinema, tiyatro, spor müsabakaları vs… çalışanların katılımını sağlamalıdır.
Bunların dışında çalışanların hobileri geliştirebileceği; fotoğrafçılık, dalış kursu gibi konularda çalışmalar yapan kuruluşlarla temasa geçmelidir.
Halkla ilişkiler komitesi basınla iyi bir iletişim sağlamalı, firma faaliyetlerini kamuoyuna devamlı duyurulmalıdır.
Bu komitenin bütçesi bağımsız olmalı ve harcama yaparken kimseden izin almamalıdır.

KILIK, KIYAFET VE HİTAP TARZI

Yöneticiler temiz kıyafetle işe gelmelidir. Erkekler tıraşlı olmalıdır. Bayan yöneticiler sade giyinmelidir.
Makine başında çalışan elemanlar ve bakımcılar mutlaka tulum giymelidir. Ofis çalışanları, idari personelin iş önlüğü giymesine gerek yoktur. Oluşacak hava zaten herkesi etkileyecektir. Gereksiz kısıtlamaların motivasyonu düşüreceğini unutmamalıyız.
Yöneticiler ve çalışanlar birbirlerine abi, abla gibi hitaplardan mutlaka kaçınmalıdırlar. Saygı ve samimiyeti göstermenin şekli bu değildir. Bunu daha değişik şekilde ifade edebiliriz. Çalışanların ofislerinde müzik dinleyebilmelidir.

TOPLANTILAR

Firmalarda genellikle çok sayıda toplantı yapılır. Ve bu toplantılarda çoğu zaman havanda su dövülür. Çünkü katılanların çoğu zaman sonuç almak için değil, kendi departmanlarını korumak amacıyla bu toplantılara katılır.
Bu toplantılar toplantıya katılan en üst düzeydeki yöneticinin herkese atmasıyla sona erer.

Öncelikle nasıl toplantı yapılacağı konusunda yöneticiler eğitim almalıdır.

Toplantıların verimli olması için şunları yapabiliriz:

1-)Toplantının başlama ve bitiş zamanı belli olmalı.

2-)Toplantılar mutlaka gündemle yapılmalıdır.

3-)Toplantı gündemi bir gün önce katılımcılara bildirilmelidir.

4-)Toplantıya sadece konuyla ilgili kişiler katılmalıdır.

5-)Toplantılar için bir format hazırlanmalıdır.

6-)Toplantıya katılanlar toplantının çözüm amacıyla yapıldığının bilincinde olmalıdır.

7-)Toplantıya çözümlerle gelinmelidir

8-)Toplantı kişileri yargılanma yeri olmadığı bilinmelidir.

9-)Toplantılar için bir toplantı odası ayrılmalıdır.

10-)Toplantının amacının çözüm olduğu unutulmamalıdır.

ŞİRKET İÇİ DEMOKRASİ KÜLTÜRÜNÜN OLUŞTURULMASI

Şirket içi demokrasinin oluşturulması ve yerleştirilmesi;

Çalışanların iş hakkında görüş ve düşüncelerini iletmesi; düşünmeye teşvik edilmeleri; ortaya değişik görüşlerin değerlendirilmesi, hemen uygulanabilecek fikirlerin vakit geçirilmeden hayata geçirilmesi, çalışanları cesaretlendirmek açısından çok önemlidir.
Çalışanların düşünceleri rahatça açıklayacak ortamın oluşturulması, onların işleri ve yönetim şekli konusunda düşünmeye zorlanması ve bunun başarılması çok önemlidir. Ancak bunun uzun süreceğini sanıyorum; çünkü eğitim sistemimiz (okul ve aile) amire boyun eğmeyi, onun her dediğinin doğru olduğunun kanısı yerleştirilmiştir.
Amirin her dediği doğrudur, karşı gelinmez. Amirler alt kademeden görüş almazlar, onlarla yetki ve sorumlulukları paylaşmazlar.
Yöneticiler bu konuda değişmeleri gerekmektedir.

Aileler çocuklarını demokratik bir ortamda yetiştirmeli, aile ilgili konularda onların görüşlerini almalıdır, çocuklar bu konularda sorumluluk almalıdır.
BÜROKRASİNİN ÖNLENMESİ-LUZUMSUZ YAZIŞMALAR

Hızlı ve plansız büyüme işletmelerde hantal bir bürokrasi oluşturur. İşin en kötü tarafı bu bürokrasi fark edilmez, olağan karşılanır. Ofisler büyür, her yere masalar, dolaplar; her masaya bir bilgisayar konur. Herkese bir sekreter verilir.
Şirket içinde oluşan bürokrasiyle mücadele edilmelidir. Ortak ofis ve sekreter kullanılmalıdır. Lüzumsuz evrak biriktirilmemelidir. Evrak biriktirme arkayı kollama politikasının yansımasıdır. Şirkette bu hava var olmamalıdır. Önemli olan kimin haklı olduğu değil, sorunun bir daha yaşanmayacak şekilde çözülmesidir.

Şirket içinde yazışmalar belirli bir formatla yapılmalı ve az kullanılmalıdır. Problemler yüz yüze görüşülerek çözülmelidir. Lüzumsuz mail’leşme önlenmelidir.
Bu konuyu incelemek için dışarıdan bir gözlemci getirilmesinde fayda görüyorum.

***

Yönetim modellerimizi her şeyde olduğu gibi ABD ve AB’den kopya ettik. Bu ülkelerde her ekonomik krizde veya işletmenin içine düştüğü her zorlukta bir tek şey akla gelir; çalışanlardan bir kısmını azaltmak. Geliştirilen teknolojilerin birinci amacı üretimdeki insan sayısını azaltmaktır. Batı dünyasında çalışanların şirketlerde önemi yok denecek kadar azdır.

Oysa SONY, HONDA gibi devleşmiş Japon şirketleri çalışanlarına farklı bir gözle bakarlar. Onları iş ortağı olarak görürler. Japon Firmaları çalışanların sadece emeklerinden değil, beyinlerinden de faydalanırlar. Bundan dolayı dünya devi olduklarını düşünüyorum; siz ne dersiniz?

Ekrem Hayri Peker

Kimya Mühendisi