İŞLETMELERDE YENİDEN YAPILANMA
Dr. AHMET TEMİROĞLU
Özen Mensucat Genel Müdürü [email protected]
Bu salgın hastalık, bütün insanların yaşamını önemli ölçüde etkilemiş durumda. İnsanlar bu yeni şartlar karşısında yaşamını yeniden şekillendirdi. Toplumda ve sosyal yaşamda da gözle görülür değişiklikler meydana geldi. Bu durum işletmeleri de mutlaka etkilemektedir.
Böyle bir dönemde işletmeler de yeniden yapılanmanın ve değişimin yollarını araştırmak zorundadırlar. Bunun için öncelikle kuruluştaki iş süreçleri birer birer gözden geçirilir. İş süreçlerinde gereksiz uygulamalar belirlenir ve ortadan kaldırılır.
Çünkü bazen işletmelerde bir iş öteden beri yapıla geldiği için devam eder. Halbuki bir zamanlar gerekli olan o işin yapılmasına artık gerek kalmamış olabilir. Hatta bazen de o gereksiz işi kaldırırsak sürecimizin zarar göreceğinden korkarız. Hatta o gereksiz işi daha iyi yapmanın yollarını araştırırız. Yani yanlış olan şeyi doğru yapmaya çalışırız. Ama bütün bunların hepsinden kötüsü, bazen o gereksiz işi yaptığımızın farkında bile değilizdir. Bu etkin olmayan işlerin ayıklanması için o süreci yok sayıp yeniden tasarlamak gereklidir.
Yeniden yapılanmada en çok uygulanan yöntem
“Değişim Mühendisliği” (Re-engineering)
uygulamalarıdır. Değişim mühendisliği, iş süreçlerinde iyileştirme yaparken var olanı tamir etmek ya da aşamalı değişiklikler yapıp temel yapıyı aynı bırakmak demek değildir. Mevcut sisteme eğreti yamalar ekleyip biraz daha iyi çalışmasını sağlamak demek de değildir. Değişim mühendisliği, “sil baştan yapmak”tır. Çünkü eski yapıyı düzeltmek çok kere yenisini yapmaktan daha zordur. Tıpkı deprem sonrası hasarlı binalar gibi. Bir şirkette değişim mühendisliğini uygulamak eski sistemleri çöpe atıp en baştan başlamak anlamına gelir. En başa
dönmeyi ve işi daha iyi yapmanın yollarını keşfetmeyi gerektirir. Değişen yeni şartlar karşısında, maliyet,
kalite, hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli performans ölçülerinde hangi çarpıcı geliştirmeleri yapabiliriz diye
iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanması çok önemlidir.
Değişim mühendisliğinde, iş süreçleri hakkında şu temel sorular sorulur:
– Yaptığımız bu işi neden yapıyoruz? – Bu işi yapmamıza gerek var mı?
– Bu işi neden bu şekilde yapıyoruz?
Bu temel soruları sormak insanları, iş yapma tarzlarının altında yatan söze dökülmemiş kural ve varsayımları gözden geçirmeye zorlar. Ve çoğunlukla bu kuralların daha önceki zamanlar için uygun olduğu halde
günümüz koşullarında doğru olmadığı, hatalı ve uygunsuz oldukları görülür.
Değişim mühendisliğinde şirketin bir iş konusunda önce ne yapması gerektiği belirlenir, sonra da bunu
nasıl yapması gerektiği düşünülür. Değişim mühendisliğinde emin olunan hiçbir şey yoktur. Varolanlar göz ardı edilir ve ne olması gerektiği araştırılır.
Değişim mühendisliğinde değişimler radikal değişimlerdir. “Radikal” sıradan olmayan demektir. Bu sözcük iş yapma şekillerimizde yüzeysel değişiklikler ve ufak tefek iyileştirmeler yerine, yeniden tasarlama, işlerin köküne inme anlayışını ifade eder. Yani değişim mühendisliği mevcut olanla oyalanıp yapay değişikler yapmak değil, eskiyi tamamen fırlatıp atmak demektir. Değişim mühendisliğinde, radikal yeniden tasarım, varolan tüm yapıları ve prosedürleri göz ardı edip iş yapmanın yepyeni yollarını yaratma anlamına gelir. Değişim mühendisliği, işin yeniden icat edilmesi demektir; yani işin geliştirilmesi, iyileştirilmesi
ya da değiştirilmesinden farklı bir şeydir.
Değişim mühendisliği marjinal veya aşamalı geliştirmeler yapmak değil, performansta önemli sıçramalar gerçekleştirmek demektir. Eğer bir şirket olması gereken yerden yüzde 10 oranında geriyse, örneğin maliyeti yüzde 10 oranında yüksekse, kalitesinde yüzde 10 oranında bir düşüklük varsa ve müşteriye hizmet konusunda yüzde 10 oranında bir iyileştirmeye gereksinim duyuyorsa o şirketin değişim mühendisliğine ihtiyacı yoktur. Elemanlarını teşvik etmek ya da aşamalı kalite programları uygulamak gibi geleneksel yöntemlerle bu şirket o, yüzde 10 oranındaki iyileştirmeyi başarabilir. Değişim mühendisliği şartların olağanüstü değiştiği durumlarda uygulanır. Radikal ve çarpıcı değişimler yapılır ve süreç yeniden yapılandırılır.
Değişim mühendisliği organizasyonun tamamına uygu- lanabildiği gibi sadece bir ya da bir kaç iş süreçlerine de uygulanabilir. Süreç işletmelerin yaptıkları iş parçalarıdır. Bir iş süreci ana yapıya aykırı ya da gereksiz hale gelmiş ise, yalnızca o sürece Re-engineering uygulamaları ya- pılır. Satın alma, üretim, pazarlama, dağıtım ve personel yönetimi gibi süreçler kritik bir gözle ve personelin katılı- mıyla ele alınarak bir değerlemeye tabi tutulur; verimsiz
ve etkili olmayan ve müşteri açısından bir katma değer oluşturmayan süreçler elimine edilir. Bu süreçler işletmenin Pazar değişmelerine daha çabuk ve daha etkin (amaca ulaştıracak tarzda) cevap verebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlenir. Gerekirse etkin olmayan süreçlerde “outsourcing”-Taşeron hizmetinden de yararlanılabilir.
